Зачем нужен руководитель проекта от Заказчика на проекте 1С и как его выбрать?

При выполнении нового IT-проекта на предприятии нужно понять одну простую вещь – собственнику бизнеса необходимо назначить руководителя проекта со своей стороны (РПЗ). Это важный момент, который могут упускать из вида.

Некоторые заказчики не понимают смысла в дополнительном «начальнике». Ведь со стороны Исполнителя уже есть один руководитель. Зачем ставить еще одного человека? Это трата бюджета, времени, человеческих ресурсов. Звучит весомо. Но на деле все обстоит иначе.

Без участия РПЗ проект не получится запустить в срок. Это нереальная задача, с которой нельзя справиться только силами руководителя со стороны Исполнителя. Рассказываем, зачем бизнесу нужен РПЗ, кого лучше назначить на эту должность. Показываем, что произойдет, если Заказчик откажется от руководителя проекта со своей стороны.

Кто такой РПЗ, кого назначить на эту роль

Руководитель со стороны Заказчика – это компетентный сотрудник, который имеет репутационный вес в коллективе, знает все о бизнес-процессах на предприятии. Имеет формальную или неформальную власть. Понимает принципы работы IT. В идеале, он должен иметь опыт менеджера на крупных проектах.

В жизни часто все выглядит иначе. Не всегда нужный человек может обладать всеми перечисленными навыками. Мы собрали ряд подходящих людей по должности, которые могут обладать необходимыми компетенциями:

1. Начальник IT-отдела. Этот человек подходит на роль РПЗ. Но не всегда директор или начальник по IT обладает необходимым репутационным капиталом. А это важно. Однако такой человек может стать важным звеном в коммуникации – главным менеджером по проекту.
2. Финансовый/исполнительный директор/Директор по развитию. Наиболее популярная и авторитетная фигура. У него есть формальная власть. Он знает всю бизнес-изнанку. Указания такого начальника выполняют быстро, без нареканий. Финансовый директор изначально наделен широкими полномочиями.
3. Главбух. Менее эффективен в роли РПЗ. Бухгалтерию, равно как и отдел IT, часто воспринимают на уровне сервисного крыла.

Конечно, бывают исключения из правил. Например, когда главбух или директор по IT являются правой рукой собственника бизнеса. В идеале нужно найти сотрудника с высоким репутационным весом, умением аналитически мыслить и принимать оперативные решения, знать все о бизнес-процессах.

Первое лицо компании не подходит на эту роль. РПЗ будет иметь связь с собственником бизнеса, но сам генеральный директор не может руководить проектом, так как это отнимает очень много времени и ресурсов.

Важно! Иногда на предприятии есть человек, знающий все о бизнесе. У него может быть хорошая репутация в коллективе, но при этом он не имеет должных навыков по менеджменту, не обладает качествами руководителя. В этом случае можно отправить сотрудника на дополнительные курсы. Например, по азам профессии «продакт-менеджер». Хотя бы 20 часов лекций помогут РПЗ в понятии теории для управления проектом.   

Еще на этапе первичного обследования мы обсуждаем с Заказчиком возможных кандидатов на роль РПЗ. Помогаем назначить компетентного сотрудника, определяемы его роль, составляем должностные обязанности. Объясняем владельцу бизнеса, почему ему нужно найти компетентного руководителя со своей стороны.

Зачем нужен РПЗ

Руководитель со стороны Заказчика решает разные задачи на всех этапах внедрения проекта:

1. Обследование. Фактически, это этап развернутого интервью вместе с ключевыми сотрудниками компании. И здесь РПЗ играет важную роль. Он организует график, следит за тем, чтобы каждый сотрудник присутствовал в положенное время. Руководитель помогает корректно отвечать на вопросы. Иногда сотрудник боится давать точные ответы. Например, если информация касается коммерческой тайны или иных внутренних дел компании. РПЗ может оперативно объяснить Исполнителю какие-то важные аспекты деятельности, показать цепочки взаимодействия разных отделов на предприятии.
2. Моделирование. Руководителю нужно «гореть» проектом. У него в голове уже должна быть будущая модель проекта. Он является мостиком между пользователями системы, руководством и подрядчиком. РПЗ объясняет принципы работы сотрудникам, без постоянного обращения к Исполнителю. Он же составляет отчеты, фиксирует замечания, которые оперативно вносит подрядчик. Руководитель следит за обеспечением согласования проектных документов в срок (в соответствии с план-графиком или положением в Уставе). Он получает все отчеты об исследовании, функциональные требования от исполнителя. На этом этапе РПЗ следит за тем, чтобы все ключевые пользователи не просто изучили проектную документацию, но и поняли ее. Могли спокойно пользоваться новой системой.
3. Реализация проекта. РПЗ следит за опытно-промышленной эксплуатацией 1С. Здесь внедряют дополнительный функционал, который потребуется Заказчику. У РПЗ вырисовывается четкая картина: в какую сторону движется проект, какие требования уже закрыты, а что еще находится на стадии внедрения. Он работает в постоянном контакте с подрядчиком. На этом этапе консультанты составляют подробные ЧТЗ. Программисты пишут код, учитывая обратную связь от РПЗ. В момент реализации проекта важно присутствие всех ключевых работников. На предприятии отменяют отпуска и отгулы. Все эти меры вводит и соблюдает руководитель со стороны Заказчика.

Уже по этим трем этапам становится ясно, что РПЗ является одной из ключевых фигур на проекте. И его не сможет заменить руководитель со стороны Исполнителя. У последнего просто не будет такого уровня полномочий и компетенций внутри предприятия Заказчика.

Что будет, если работать без РПЗ?

Давайте смоделируем ситуацию. Компания внедряет новый проект 1С. При этом собственник бизнеса отказывается назначать руководителя со своей стороны.

Что может пойти не так:

1. Завершение проекта затянется на неопределенный срок. Руководитель со стороны Исполнителя будет обращаться к собственнику бизнеса с тривиальными вопросами. Начиная от графика-расписания работы того или иного сотрудника, заканчивая особенностями интерфейса программного обеспечения. И таких вопросов будет очень много. По несколько раз за день.
2. Конечный результат. Проблематично достичь каких-либо заданных параметров или метрик. У Исполнителя просто не будет хватать информации для корректного ведения проекта. Ни один подрядчик не даст точных сроков или каких-либо гарантий, если работать без РПЗ.
3. Обратная связь и интеграция. Во время обследования и моделирования часто обнаруживаются новые, смежные бизнес-процессы. Они могут работать эффективней прошлых моделей. Некоторые из них нужно автоматизировать или внедрить. Часто их видит только РПЗ, так как знает, как именно устроено предприятие изнутри. Он понимает важность новых изменений. Может напрямую влиять на собственника бизнеса.

За всем этим не уследит генеральный директор или владелец предприятия. Он просто не сможет отпустить вожжи бизнеса, отправив все дела на самотек. А проект требует времени. Много.

4 правила, как найти лучшего РПЗ на проект

Мы подготовили 4 правила, которые помогут найти подходящего кандидата на роль руководителя проекта.

Какой человек подойдет:

• с аналитическим складом ума, который умеет принимать быстрые решения
• имеющий определенный вес в рабочем коллективе, обладающий властью
• у которого есть возможность выделить время на закрытие основных целей по проекту
• готовый разбираться во всех тонкостях, гореть работой по проекту.

Здесь нужно обратить внимание на 3 пункт. На крупных проектах РПЗ может быть занят весь день. Собственник бизнеса должен понимать, что руководитель не сможет выполнять свою основную работу, плюс заниматься вплотную внедрением проекта. Желательно освободить его от рабочих обязанностей, если вы хотите получить качественный результат.