Зачем делать Предпроектное обследование на проекте внедрения 1С?

Иногда потенциальные Заказчики спрашивают, почему необходимо делать предпроектное обследование бизнес-процессов в компании перед внедрением 1С. Клиент считает, что он и так все о себе знает. Следовательно, это обследование не несет ценности для него, а нужно только для нас, для исполнителей проекта. И даже приходят к выводу, что платить за этот этап ему не нужно. Рассказываем ниже, зачем делается обследование на предприятии. Покажем реальную пользу для Заказчика.

Цели и задачи предпроектного обследования

Чтобы осознать всю важность процесса обследования, нужно понимать, какие цели и оно преследует и какие задачи решает. Что получает клиент в итоге. Зачем Заказчику делать предпроектное обследование, если ему все заранее понятно и ясно. Это неверный довод, который может привести к ошибкам, долгому внедрению проекта, пропуску важных инсайтов по бизнес-процессам.

Показываем, что получает Заказчик при проведении предпроектного обследования. Рассмотрим все цели и задачи, которые закрывают на этом этапе:

1. Уточнение внешних целей создания АСУП. Для Заказчика и Исполнителя важно получить рабочую автоматизированную систему управления предприятием, которая решает внешние задачи. Например: увеличение продаж, уменьшение ошибок при сборке заказов, снижение пересортицы. Аналитики подрядчика проводят ряд интервью с ключевыми сотрудниками компании. В ходе бесед выявляют конечные цели и проблемы, которые нужно решить на предприятии. Это и есть внешние цели. Моделируемый результат, к которому необходимо прийти. Само внедрение АСУП не должно быть самоцелью. Установка программного обеспечения не решает проблем на предприятии, если сам Заказчик (в лице его ключевых сотрудников) не видит конечных целей, не подмечает проблемных мест.
2. Обследование бизнес-процессов и формирование требований к ним. Аналитики Исполнителя выявляют все бизнес-процессы и нюансы, включая те, о которых может не подозревать руководство Заказчика. Проводят анализ их качеств, выявляют ключевые требования к бизнес-процессам. Аналитики совместно со стороной Заказчика составляют конкретный список функций и целых бизнес-процессов, которые требуют автоматизации и будут включены в новую АСУП (автоматизированную систему управления предприятием). На этом этапе можно вносить какие-то правки, наглядно видеть пробелы и слабые места. Частые замечания от Заказчиков во время проведения обследования: «Ого, а я и не знал, что у нас все так устроено! – Давайте немного подкорректируем, ведь мы теряем заказы и деньги!» Здесь же выявляются требования к выполняемым функциям сотрудников.
3. Составление базы бизнес-процессов для создания модели «Как будет». На этом этапе подрядчик предлагает варианты реорганизации выделенных бизнес-процессов. После чего принимается совместное решение о необходимости их внедрения в будущую модель. Ее запускают на реальных данных предприятия с применением типовой функциональности выбранного решения 1С. Это помогает увидеть эффективность и работоспособность отобранных решений.
4. Совместное решение целей и задач и Вовлечение Заказчика в проект. Обе стороны заинтересованы в качественном внедрении проекта. Вовлечение Заказчика в общий процесс дает ему реальный опыт применения методик при работе с АСУП. Он видит, что и как работает в 1С. Ключевые пользователи становятся соавторами проекта. Это также снимает еще одно противоречие – сотрудники перестают бояться нововведений. Они не ждут правок в работу, как грозы среди ясного неба. Большая часть сотрудников прикладывает руку к общему результату. Понятному, с наглядными алгоритмами и методами. Заказчику не придется внедрять АСУП через жесткий слом устоявшихся рабочих схем в коллективе.
5. Оперативная помощь для достижения лучших результатов. Наши аналитики проработали не первый десяток проектов по внедрению 1С на разных предприятиях. Они имеют огромную насмотренность. Таким образом Заказчик получает бесплатные рекомендации и советы по внедрению новых методов по учету и автоматизации. На проекте появляются более эффективные метрики, которые помогают росту предприятия.
6. Составление должностных инструкций и распределение ролей. Нужно не просто внедрить АСУП на предприятии. Один из ключевых компонентов – четкое понимание границ каждого пользователя внутри бизнес-процессов на предприятии. Качественное предпроектное исследование показывает все цепочки взаимодействий внутри компании между сотрудниками. Уже здесь можно увидеть перегруженные направления. Выявить тех сотрудников, кто находится не в своей роли или берет на себя излишние должностные обязанности.

Без проведения предпроектного обследования закрыть указанные цели просто нереально. Следовательно, Заказчик не сможет построить рабочую модель по внедрению проекта АСУП. И не всегда он знает все о работе своего предприятия точно и наверняка. Если вы хотите получить объективную картину, необходимо досконально изучить все бизнес-процессы. Мы делаем эту работу качественно, скрупулезно и вдумчиво. Разбираем бизнес-процессы на составные кирпичики, чтобы найти рабочие, эффективные схемы.

Что мы выявляем при изучении бизнес-процессов

Выше мы расписали общие цели и задачи, в которых заинтересованы обе стороны. Теперь покажем, что именно исследуют наши специалисты на предприятии. Какие важные компоненты попадают в поле зрения аналитиков:

• события, инициализирующие бизнес-процесс (цели выполнения процесса – потребности, которые удовлетворяются при выполнении процесса);
• отдельные функции бизнес-процессов;
• последовательность выполнения этих функций;
• входящие и выходящие потоки бумажных или электронных документов;
• управляющие инструкции и нормативы;
•  методики учетов и расчетов;
• ресурсы, которые выполняют эти функции;
• средства контроля и анализа выполнения целей процесса (удовлетворения потребности, ради которой выполняется процесс).

Наши аналитики собирают огромный массив информации по работе предприятия. Это сложная, кропотливая работа. И в ней заинтересованы обе стороны – Заказчик и Исполнитель. Поэтому важно не только опираться на собственный опыт и некое «ощущения бизнеса» собственника предприятия. Необходимо разбирать все бизнес-процессы по крупицам, чтобы видеть слабые места и потенциальные точки роста.

Как проходит предпроектное обследование

Здесь мы пропустим этапы подписания КП, договора и/или соглашения NDA. Они уже подразумеваются. Перейдем к началу обследования:

1. Составление графика интервью. Все бизнес-процессы разбивают по приоритетности. Например, мы начинаем с момента формирования базы поставщиков, заканчиваем финансовыми результатами. График интервью, это шаблон с датами и временем, где мы будем уточнять множество рабочих моментов у ваших сотрудников. Обычно на одну беседу уходит до 2 часов. Это плотная работа, которую нужно делать шаг за шагом. График интервью обязательно согласовывают с Заказчиком, чтобы клиент точно смог выделить время.
2. Стартап. На этом этапе обсуждают цели проекта. Он проходит как с бизнес-аналитиками Исполнителя, так и с представителями Заказчика. Последний может пригласить все ключевые фигуры на своем предприятии – начальники отделов, топ-менеджеры, опытные специалисты. Этот этап нужен больше для сотрудников компании, чтобы они понимали, для каких целей и задач вводят проект внедрения 1С. На нем дают положительную установку на само интервью. Сотрудники понимают, что это не проверка их компетенций или тест навыков. За плохое интервью не будет увольнения или штрафа. Это необходимый процесс для движения компании вперед.
3. Интервью. Детальный разбор бизнес-процессов. Со стороны Заказчика выступает один или несколько ключевых сотрудников. Со стороны Исполнителя работает бизнес-аналитик. Он задает точечные вопросы, на которые нельзя получить расплывчатые ответы. Аналитики Исполнителя должны быть дотошными в хорошем смысле. Это дает фактуру. Точные факты о реальных бизнес-процессах на предприятии. Обычно на этом этапе руководители узнают много нового о работе компании. Иногда это полезная информация. Часто всплывают критичные ошибки в работе целых отделов. Как видите, это довольно детальный опрос. Бизнес-аналитик разматывает клубок каждого бизнес-процесса. Он фиксирует работу предприятия шаг за шагом.
4. Отчёт. В него попадает полностью переработанная информация из интервью. Наши аналитики собирают алгоритмы по всем бизнес-процессам, выбирают из них самые эффективные схемы. Разбиваем все бизнес-процессы по принципу: от большого к малому. Сначала идут процессы верхнего уровня, потом они дробятся на более мелкие и доходим до простых функций. Все предприятие видно сверху донизу. Клиент понимает, как именно будет работать компания, и что пойдет в будущий проект внедрения 1С. В отчете также по каждому бизнес-процессу проводится не только словесное, но и схематичное описание.
5. Концепция. Отдельный документ, который содержит список организационных изменений. Это то, для чего была проделана все предыдущая работа. Большая гипотеза, разбитая на множество мелких задач. Она ложится в основу проекта внедрения 1С.

Каждый этап важен для получения качественного, валидного результата о бизнес-процессах на предприятии Заказчика. Надеемся, стало понятно, что предпроектное обследование – это командная работа. Ее нельзя сделать только силами Исполнителя. Это «фундамент» Вашего будущего дома – эффективного предприятия, где каждый знает свою роль, алгоритмы действий и зону ответственности.