Неверная себестоимость в 1С: как пересчитать и настроить автоматический расчет
Товар закупали по одной цене, в поступлениях и остатках все выглядит правильно, а в отчете по валовой прибыли себестоимость другая. Или себестоимость вообще не заполнена.
Причин у такой ситуации может быть несколько. Одна из самых частых — себестоимость еще не рассчитана либо после изменений в документах ее не пересчитали.
В «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP 2» и «1С:Комплексная автоматизация 2» для этого предусмотрено два варианта:
предварительный расчет себестоимости — используется в течение текущего месяца;
окончательный расчет — выполняется при закрытии месяца. Разберемся, чем они отличаются, когда какой расчет нужен и как настроить их автоматическое выполнение.
Поделитесь этой статьей с тем, кто работает на 1С или только задумался об использовании 1С. Он скажет Вам спасибо))
И подпишитесь на наш ТГ-канал О внедрении и поддержке 1С без ошибок, где мы пишем о потребностях, проблемах и ошибках бизнеса при автоматизации на 1С, публикуем кейсы готовых внедрений и решений.
Почему себестоимость в отчете может быть неактуальной
В течение месяца документы постоянно меняются. Новые поступления и реализации, что-то исправляется, добавляются пропущенные документы.
Например, себестоимость уже рассчитали, а после этого изменили поступление за начало месяца. В отчетах при этом может остаться результат предыдущего расчета.
Перепроводить вручную все последующие документы в «УТ 11», «ERP 2» и «КА 2» для этого не требуется. Нужно заново выполнить расчет себестоимости. Для текущего месяца используется предварительный расчет.
Что делает предварительный расчет себестоимости
Предварительный расчет позволяет получить актуальную себестоимость, не дожидаясь окончания месяца.
Это нужно в первую очередь для отчетов. Например, чтобы в течение месяца открыть «Валовую прибыль» и увидеть себестоимость продаж и финансовый результат по актуальным, на сегодняшний день, данным.
Расчет можно выполнять несколько раз за месяц. Если после предыдущего расчета появились новые документы или были изменены старые, 1С обработает изменения при следующем запуске. Важно учесть, что результат при этом остается предварительным. После окончательного закрытия месяца себестоимость может измениться. 1С даже показывает соответствующее предупреждение в отчетах, если за период выполнен только предварительный расчет.
Пример
Предварительный расчет себестоимости выполнили 10 сентября.
15 сентября бухгалтер исправил поступление от 5 сентября — например, изменилась стоимость товара.
Чтобы получить актуальную себестоимость в отчетах, не нужно последовательно перепроводить все реализации с 5 по 15 сентября. Достаточно снова выполнить предварительный расчет себестоимости. Если в Вашей базе 1С такие изменения происходят регулярно — это особенно удобно.
Как настроить автоматический предварительный расчет себестоимости
Запускать расчет каждый раз вручную необязательно. Его можно выполнять регламентным заданием по расписанию.
Шаг 1. Откройте «НСИ и администрирование» и в разделе «Администрирование» выберите «Обслуживание».
Шаг 2. Откройте «Регламентные и фоновые задания».
Шаг 3. В поиске можно набрать «пред». В списке найдите «Расчет предварительной себестоимости товаров».
Шаг 4. Откройте задание, установите флаг «Включено» и перейдите по ссылке «Расписание».
Шаг 5. На вкладке «Общие» задайте дату начала и периодичность выполнения задания по дням.
Шаг 6. На вкладке «Дневное» укажите, как часто расчет должен запускаться в течение дня.
Например, его можно выполнять раз в час.
Если себестоимость нужна пользователям практически в течение всего рабочего дня, расчет можно запускать и чаще — например, раз в 15 минут. Для небольшой базы это обычно не проблема. Для крупных баз с большим количеством документов лучше сначала посмотреть, сколько времени занимает один расчет и какую нагрузку он создает.
После настройки регламентного задания предварительная себестоимость будет пересчитываться автоматически. Само регламентное задание «Расчет предварительной себестоимости товаров» в актуальных релизах 1С сохранено, хотя основной механизм закрытия месяца со временем был переработан.
Почему нельзя просто каждый раз выполнять окончательное закрытие месяца
«Мне нужен точный расчет себестоимости. Почему я не могу сразу выполнить окончательный?»
Потому что текущий месяц еще не закончен.
Сегодня Вы закрыли период, а завтра появилось новое поступление, реализация или исправление документа прошлой датой. Расчет снова потребуется актуализировать.
Для этого и существует предварительный расчет. Он поддерживает себестоимость текущего периода в актуальном состоянии, не выполняя полное закрытие месяца каждый раз.
Окончательное закрытие имеет смысл выполнять после завершения периода, когда основные документы за месяц уже введены и можно получить итоговый результат.
Поэтому если сейчас сентябрь и требуется актуальная себестоимость за сентябрь — используем предварительный расчет.
Если нужно получить итоговый результат за август — закрываем август.
Будьте внимательны! Если ошибочно запустите закрытие месяца за текущий месяц, то после этого предварительный регламент расчета себестоимости не будет выполняться, какое бы расписание у Вас не стояло.
Чем окончательный расчет отличается от предварительного
Предварительный расчет нужен для получения оперативной себестоимости.
Окончательный расчет выполняется в составе закрытия месяца и показывает итоговый результат за период.
При окончательном закрытии 1С рассчитывает отклонения фактической себестоимости от той, которая была получена предварительно. Поэтому себестоимость после закрытия месяца отличается от цифры, которую Вы видели в течение месяца.
Если совсем просто, то главное отличие можно обозначит так:
предварительный расчет дает рабочую себестоимость в течение месяца,
окончательное закрытие формирует итоговые данные за весь период.
В «ERP 2» разница еще больше: при предварительном закрытии, например, не выполняется полный расчет себестоимости выпуска и распределение всех производственных затрат.
Как настроить автоматическое закрытие месяца
Окончательный расчет тоже можно выполнять автоматически.
Самый простой вариант — открыть регламентное задание «Закрытие месяца по организации» и настроить для него расписание.
Шаг 1. Откройте «НСИ и администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные и фоновые задания».
В поиске введите «месяц». Найдите задание «Закрытие месяца по организации».
Есть и другой вариант настройки прямо из рабочего места закрытия месяца.
Перейдите в раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца».
Откроется окно «Регламентные операции по закрытию месяца».
Перейдите в «Настройки» → «Настройка автоматического закрытия месяца».
Выберите организацию и настройте отдельно прошлый и текущий месяц.
Для прошлого месяца можно указать, с какого числа начинать автоматическое закрытие.
Например, если все документы за предыдущий месяц обычно вводятся до 5 числа, автоматическое окончательное закрытие можно запускать после этой даты.
Для текущего месяца, если требуется регулярный расчет себестоимости, выбирается предварительный расчет.
После этого задается расписание выполнения регламентного задания.
В актуальных релизах 1С автоматическое закрытие специально позволяет раздельно настроить прошлый и текущий период. Сначала система обрабатывает прошлый месяц, затем текущий согласно выбранному для него режиму.
Что делать, если документ изменили задним числом
Например, 20 сентября выяснилось, что в поступлении от 3 сентября указали неправильную цену.
В «УТ 11», «ERP 2» и «КА 2» не нужно после этого вручную открывать и последовательно перепроводить все документы начиная с 3 сентября.
Чтобы стоимость стала актуальной выполняется расчет себестоимости.
При предварительном расчете 1С повторно обрабатывает новые и измененные документы. При окончательном расчете также могут быть рассчитаны отклонения.
Изменение документа прошлой датой — еще одна причина настроить регулярный предварительный расчет, а не запускать его только тогда, когда кто-то заметил неправильную цифру в отчете.
А как с этим было в старых конфигурациях
Немного истории.
В «УТ 10.3», «УПП» и некоторых других конфигураций старого поколения часто использовалось «Восстановление последовательности проведения документов». Думаем многие помнят о такой функции.
Там последовательность проведения имела гораздо большее значение, после изменения документов задним числом, и часто требовалось восстанавливать ее отдельно.
В современных «УТ 11», «ERP 2» и «КА 2» с этим стало проще. Для пересчета себестоимости используются предварительный и окончательный расчет.
Поэтому привычное правило «исправили старый документ — теперь нужно перепровести всё после него» на современные конфигурации не распространяется.
Если себестоимость после расчета все равно неправильная
Сейчас важно! Расчет себестоимости — только одна из возможных причин расхождений.
Если предварительный или окончательный расчет выполнен, а сумма в отчете все равно не соответствует ожидаемой, нужно уже проверять сами данные: поступления, партии товаров, дополнительные расходы, настройки учета и документы, которыми оформлялось движение товара.
Но начинать проверку все равно стоит с простого вопроса:
себестоимость за нужный период вообще рассчитана и актуальна?
Очень часто проблема оказывается именно в этом.