Переход с Google-таблиц на «1С:Управление Нашей Фирмой 3.0» для оптимизации управления перевозками

Краткое описание

Компания Заказчика — ООО «Альянс-Карго» успешно работает на российском рынке грузоперевозок с 1999 года, предлагая обширный набор услуг по транспортировке и сопровождению грузов. Организация осуществляет перевозки различными видами транспорта как внутри России, так и в странах СНГ и за их пределами. Перевозки могут быть как международного, так и межрегионального характера.

Компания Заказчика является действительным членом Ассоциации Международных Автомобильных Перевозчиков (АСМАП) и генеральным агентом по продаже грузовых авиаперевозок авиакомпании Flydubai в России. Сотрудничают с такими компаниями как TRASKO, Lufthansa Cargo AG, Turkish Airlines Inc., Emirates SkyCargo, Uzbek Airlines, Aeroflot и т.д.

Компания предлагает услуги, соответствующие современным мировым стандартам, применяя передовые технологии в логистике. Компания использовала Google-таблицы для учета и регистрации авианакладных на доставку, «1С: Бухгалтерия» для бухгалтерского учета и Битрикс24.CRM для управления взаимоотношениями с клиентами.

Ситуация до старта проекта

До начала проекта клиент использовал несколько отдельных инструментов для учета и управления. Учет авианакладных и регистрация заявок на авиаперевозки велись в разных Google-таблицах, которые не были связаны между собой. Это создавало сложности в получении актуальной информации, так как она была разбросана по нескольким документам, что затрудняло доступ и анализ данных. Также были сложности в разграничении прав доступа

Таким образом, текущая система учета и управления не обеспечивала нужной эффективности и прозрачности. Это создавало трудности в работе и увеличивало риск ошибок. В связи с этим возникла необходимость перейти на более интегрированное решение, которое смогло бы объединить все процессы в одной базе.

.

Сложности и особенности проекта

Одной из главных задач проекта была разработка с нуля подсистемы учета и управления накладными и заявками на перевозку (авиа, ж/д и авто). Эти документы оказались сложными – многовариативными и включающими множество параметров, а также расчетов стоимости доставки в зависимости от маршрутов и тарифов. Также потребовалось создать новые отчеты. Остальной управленческий функционал по учету счетов, оплат, затрат на доставку, расчет валовой прибыли и т.п. использовался из типовой конфигурации «1С: УНФ».

Одна из интересных особенностей, с которой мы столкнулись — бронирование номеров авианакладных. Мы разработали подсистему, в которой руководитель заранее вводит номера авианакладных, предоставленные авиакомпанией, в специальную таблицу в «1С:УНФ». Номера автоматически резервировались при создании документов менеджерами и не могли повторно использоваться.

.

Этапы нашей работы

Основными этапами работ были:

1. Обследование бизнес-процессов и функций, которые выполняются в Google-таблицах. Моделирование этих функций в УНФ.
   Аналитики провели тщательное обследование бизнес-процессов клиента и составили документ с описанием бизнес-процессов компании Заказчика «Как есть». На его основании, составили документ с описанием бизнес-процессов «Как будет» и предоставили клиенту базу 1С:УНФ с промоделированными процессами на примерах Заказчика. Провели демонстрацию этих процессов – как Заказчик будет работать после перехода в «1С: УНФ». Как его функции и процессы будут работать в новой программе. Демонстрация проводилась без учета доработок, но не на типовой УНФ, а на УНФ, которая была адаптирована для компании, которая оказывает услуги авиаперевозок с прошлого подобного проекта.
   Результат этапа – документ «Описание процессов «Как будет»» и база для клиента со сквозными тестовыми примерами.
2. Составление спецификаций требований по первому этапу.
   В результате обследования и демонстрации на предыдущем этапе были выявлены требования заказчика к новой системе. Что в ней должно быть. Мы убрали из этого списка требований то, что уже есть в 1С УНФ, а оставшиеся пункты оставили. Написали, что требуется иметь в 1С УНФ для успешного выполнения функций, которые выполняются сейчас у клиента в Google-таблицах.
   Результат работ – Документ «Спецификация требований».
3. Реализация этих требований – выполнение доработок и настроек в 1С УНФ.
   По спецификации требований мы выполнили доработки и снова провели моделирование — демонстрацию на тестовом примере. Причем в этот раз (на этом этапе) уже не было моментов, которые нельзя показать, т.к. база была уже настроена и доработана по всем функциям, которые требуются согласно документу «Описание процессов «Как будет»».
4. Написание инструкций по бизнес-процессам и функциям «Как будет».
   Подробно и с картинками показали в них, как выполнять эти функции в настроенной системе. Сотрудники могли пошагово выполнять все свои функции ориентируясь на документ. Проводили консультации и онлайн-демонстрацию.
5. Настройка обмена 1С УНФ с базами 1С Бухгалтерия.
6. Запуск в промышленную эксплуатацию новой автоматизированной системы.
   Функции, которые выполнялись в Google-таблицах, с этого этапа выполняются только в 1С:УНФ. На этом этапе, также выполнялись консультации, донастройка системы (одно дело проверять все на тестовых примерах, другое – на реальных данных в эксплуатации, поэтому были дополнительные настройки и правки).

.

Основные доработки, которые были выполнены на 3-ем этапе:

1. Создавались новые отчеты, среди которых «Накладные отчет по менеджерам», «Накладные отчет по менеджерам за месяц», «Накладные отчет по клиентам», «Накладные отчет общий (сравнение)».
2. Был разработан документ «Накладная». В этот документ мы добавили следующие статусы:
   • Для документа «Накладная»:
     • «Новая» — новая согласованная с клиентом авианакладная;
     • «Подготовка к выставлению счета» — груз вылетел, можно выставлять счет на оплату;
     • «Выставление счета» — груз прилетел, можно выставлять закрывающие документы;
     • «Выставление закрывающих документов»;
     • «Закрыта» — авианакладная закрыта.
   • Добавлено поле «Статус груза» со статусами груза.
   • Для «Авианакладных»:
     • «Не вылетел» — груз не вылетел;
     • «Вылетел» — груз вылетел;
     • «Прибыл» — груз прибыл.
   • Для морских и автомобильных накладных:
     • «Загружается» — груз не погружен.
     • «В пути» — груз вышел из порта отправления.
     • «Прибыл» — груз прибыл в порт прибытия.
3. Помимо этого, были добавлены поля в документ «Накладная», среди которых: тип накладной (авианакладная, автомобильная, морская), длина, ширина, высота, объем, объемный вес, тариф с прибылью, расходы, счет и т.д.
4. Для документов типа «Авианакладная» мы добавили механизм автоматического напоминания пользователям и цветовое выделение документов в списке:
   • За 2 дня до вылета ответственному менеджеру придет напоминание: «Добавить информацию об отправителе и получателе груза». Менеджер сможет перейти в документ «Накладная» прямо из напоминания, выполнить действия и отметить их выполненными.
   • За 1 день до вылета придет напоминание: «Отправить FBL в аэропорт отправления». После выполнения менеджер отметит это действие в документе «Авианакладная».
   • Документы, для которых настало время выставления счета, автоматически выделяются в списке цветом.
   • В случае, если менеджер изменил сумму в накладной после выставления и отправки счета клиенту, бухгалтер автоматически получает уведомление с информацией о необходимости выставления нового счета. Это позволит избежать финансовых несоответствий и оперативно реагировать на изменения.
5. Мы разработали новые печатные формы счета на оплату и акта оказания услуг на английском языке. Данная задача требовала не только создания новых печатных форм, но и адаптации их под специфические требования международных клиентов. Мы разработали шаблоны, полностью соответствующие требованиям международного делового оборота на английском языке, что включало перевод всех полей и текстов, а также обеспечение корректного отображения валютных и иных финансовых данных. Кроме того, особое внимание было уделено правовой и терминологической точности перевода, поскольку документы такого типа являются юридически значимыми и их использование требует строгого соответствия международным стандартам.

.

Итог

В результате успешной реализации проекта по переходу на «1С: Управление Нашей Фирмой 3.0» компания ООО «Альянс-Карго» смогла объединить все свои бизнес-процессы в одной системе, что значительно упростило учет авианакладных и управление взаимоотношениями с клиентами. Это позволило повысить скорость обработки данных и снизить вероятность ошибок, связанных с дублированием информации.

Внедрение новой системы обеспечило прозрачность процессов и улучшило доступ к актуальной информации, что в свою очередь способствовало повышению качества обслуживания клиентов и росту их удовлетворенности.