ЭПД в УТ 10.3 и УТ 11: как настроить ЭТрН и обмен перевозочными документами в 1С. Реальные кейсы

• Краткое описание
• Сначала важное: ЭПД, ЭТрН и ТТН — не одно и то же
• Что делать, если компания работает в УТ 10.3 и переходить на УТ 11 не хочет
• Клиент №1. Передача ТТН из УТ 10.3 в УТ 11 и отправка по ЭДО
• Клиент №2. Из двух самописных документов УТ 10.3 собираем одну транспортную накладную в УТ 11
• Клиент №3. Старая необновляемая УТ 11.4 и Буфер УТ 11
• Получилось три разных варианта одного «Буфера УТ 11»
• А можно ли сегодня настроить ЭПД прямо в УТ 10.3?
• Другой вариант: настроить ЭПД непосредственно в УТ 11
• Подключение Контур.Логистики к 1С
• Когда выгоднее использовать решение самого перевозчика
• Иногда клиенту вообще не нужно создавать ЭТрН
• Что в итоге мы делали по проектам ЭПД и транспортных документов
• Результат

Заказчик: несколько компаний на сопровождении «Айти Конус»
Продукты и сервисы: 1С:Управление торговлей 11.5, 1С-ЭДО/1С-ЭПД, Контур.EDI, Контур.Логистика, СБИС, модуль «Деловых Линий»
Исполнитель: Айти Конус

Краткое описание

Настроить электронные перевозочные документы в 1С можно по-разному.

Когда у компании свежая типовая УТ 11 и можно использовать штатный функционал – это одно. Совсем другое — когда бизнес много лет работает в УТ 10.3, конфигурация сильно доработана, менять ее никто не собирается, а работать с маркировкой, ЭДО и перевозочными документами уже нужно.

За последнее время мы выполнили несколько таких проектов.

Где-то настроили штатную работу с ЭПД в УТ 11. Где-то подключали Контур.Логистику. У одного клиента установили модуль транспортной компании. А для большинства из этих клиентов со старыми базами настроили отдельный Буфер УТ 11, куда передавали необходимые документы из основной учетной системы.

Причем в двух проектах пришлось отдельно разрабатывать обмен транспортными документами между УТ 10.3 и УТ 11.

Об этих проектах мы и расскажем ниже.

Сначала важное: ЭПД, ЭТрН и ТТН — не одно и то же

Да, эти понятия часто смешивают и не понимают отличий, хотя задачи могут быть совершенно разными.

ЭПД — общее понятие для электронных перевозочных документов. Один из таких документов — электронная транспортная накладная, или ЭТрН.

В 1С ЭТрН можно создавать, подписывать и передавать другим участникам перевозки. В свежих релизах 1С предусмотрено в том числе создание ЭТрН на основании документа «Реализации товаров и услуг».

Но не каждому нашему клиенту требовалось именно создание формализованной ЭТрН.

Например, в одном из проектов клиент выступал экспедитором и по своей схеме работы отправлял обычные транспортные документы по ЭДО. Поэтому там задача состояла не в том, чтобы заставить УТ 10.3 формировать ЭПД, а в том, чтобы передать транспортную накладную из старой УТ в новую УТ 11 и уже оттуда отправить ее по ЭДО.

Это важное различие.

Что делать, если компания работает в УТ 10.3 и переходить на УТ 11 не хочет

С такой ситуацией мы столкнулись сразу у нескольких клиентов.

У двух компаний основной учет велся в УТ 10.3. Еще у одной была старая необновляемая УТ 11.4.

При этом менять основную систему означало бы полноценный проект перехода: переносить доработки, проверять обмены, обучать сотрудников и перестраивать привычную работу.

А им это было не нужно.

Но одновременно им требовались механизмы работы с маркировкой, ЭДО и перевозочными документами.

Поэтому мы использовали другое решение — «Буфер УТ 11». Подробнее об этой услуге на нашем сайте: «Альтернативные варианты подключения ЭДО и Маркировки в УТ 10.3»

Рядом с основной рабочей базой устанавливается актуальная УТ 11. Основной учет сотрудники продолжают вести в своей привычной системе, а в буфер автоматически передаются только те документы и данные, которые нужны для маркировки, ЭДО и других современных механизмов.

Такой подход мы применили в том числе у клиентов №1, №2 и №3, о которых напишем ниже.

И во всех трех случаях задачи оказались разными.

Клиент №1. Передача ТТН из УТ 10.3 в УТ 11 и отправка по ЭДО

Основная система — УТ 10.3.

Сам клиент работает как экспедитор. В его случае задача была не в создании формализованной ЭТрН. Ему требовалось передавать транспортную накладную и связанные с ней документы из УТ 10.3 в УТ 11, а уже из УТ 11 отправлять ТТН контрагенту по ЭДО.

Для этого мы установили отдельную УТ 11 и настроили обмен между двумя системами.

Сотрудники продолжают работать в УТ 10.3 по привычной схеме.

В документе «Товарно-транспортная накладная» в УТ 10.3 непосредственно указывается состав перевозимых товаров.

В УТ 11 механизм устроен иначе. В документе «Транспортная накладная» сами товары не указываются — в ней должны быть указаны документы, в которых содержится состав отгружаемых товаров.

Поэтому просто перенести ТТН из УТ 10.3 в УТ 11 было недостаточно.

Мы доработали правила обмена таким образом, чтобы один документ «Товарно-транспортная накладная» из УТ 10.3 при передаче превращался в два связанных документа в УТ 11:

• «Транспортная накладная» — сама транспортная накладная;
• «Отгрузка товаров с хранения» — документ, в который переносится состав товаров из ТТН УТ 10.3.

В результате УТ 11 получает необходимую ей структуру документов, хотя в исходной УТ 10.3 все эти данные хранятся в одной товарно-транспортной накладной.

Схематично это выглядит так:

УТ 10.3: Товарно-транспортная накладная с товарами → обмен → УТ 11: Транспортная накладная + Отгрузка товаров с хранения.

Для сотрудников при этом ничего принципиально не меняется. Они продолжают оформлять документы в УТ 10.3, а преобразование в структуру, необходимую УТ 11, выполняется автоматически при обмене.

УТ 11 используется как промежуточная система, которая дает возможность работать с ЭДО, не заставляя компанию переходить на новую конфигурацию целиком.

Для этого клиента мы также подготовили отдельную инструкцию по отправке транспортных документов через ЭДО. В частности, разобрали, как выбрать правильного получателя документа и как отправлять транспортную накладную непосредственно из УТ 11.

Клиент №2. Из двух самописных документов УТ 10.3 собираем одну транспортную накладную в УТ 11

Здесь сложнее.

У клиента также используется УТ 10.3 и также настроен наш Буфер УТ 11.

Но взять готовую транспортную накладную из УТ 10.3, как в предыдущем проекте, здесь было невозможно.

Ее там просто нет.

Процесс доставки в старой базе построен на двух самописных документах:

«Рейс» и «Задание на доставку».

С точки зрения типовой УТ 11 эти документы, казалось бы, не связаны с транспортной накладной вообще. Это внутренняя логика конкретной базы клиента.

Поэтому обычный обмен документами здесь не подходил.

Мы разобрали структуру обоих документов и определили, какие данные из каждого из них нужны для транспортной накладной.

Часть информации берется из «Рейса», другая часть — из «Задания на доставку».

А уже далее при обмене мы собираем эти данные вместе, передаем их в УТ 11 и уже там автоматически заполняем транспортную накладную.

То есть фактически сделали преобразование:

два самописных документа УТ 10.3 → одна транспортная накладная УТ 11.

Для клиента ничего принципиально не изменилось.

Сотрудники продолжают создавать привычные им «Рейс» и «Задание на доставку». Не нужно повторно вводить ту же информацию в УТ 11 или вручную заполнять транспортный документ.

Необходимые данные забирает обмен.

Это один из самых показательных примеров всей работы с ЭПД и транспортными документами. Просто установить новую версию 1С здесь было бы недостаточно. Нужно было встроить новые требования в уже существующий и сильно доработанный процесс клиента.

Клиент №3. Старая необновляемая УТ 11.4 и Буфер УТ 11

У третьего клиента ситуация отличалась.

Он работал не в УТ 10.3, а в старой УТ 11.4.

База давно используется в компании, обновить ее до актуальной версии штатным способом нельзя, а необходимые клиенту механизмы работы с маркировкой и электронными документами в ней отсутствовали.

Переводить весь учет на новую базу клиент также не хотел. Да и нецелесообразно было.

Поэтому здесь мы использовали тот же принцип — установили рядом актуальную УТ 11 и превратили ее в буфер.

Основной учет остался в старой системе.

В новую УТ начали передаваться только данные и документы, которые требовались для работы с маркированным товаром, ЭДО и перевозочными документами.

Для сотрудников подготовили инструкции по работе с ЭПД непосредственно в УТ 11: настройке обмена с контрагентами, созданию электронных заказов и заявок, отправке ЭТрН и обработке входящих транспортных документов.

Отдельно разобрали процесс приемки.

Если компания выступает грузополучателем, сотрудник получает документ через «Текущие дела ЭДО», открывает свой этап, проверяет фактическую приемку груза, при необходимости указывает замечания и подписывает документ.

То есть старая рабочая база продолжила выполнять свою основную функцию, а все, что она уже не могла делать, было вынесено в новую УТ.

Получилось три разных варианта одного «Буфера УТ 11»

Эти проекты хорошо показывают, что даже одинаковая исходная задача не означает одинаковую реализацию.

У клиента №1 уже была транспортная накладная в старой системе. Мы передавали ее вместе с необходимыми документами в УТ 11 и доформировывали структуру документов, которая нужна новой конфигурации.

У клиента №2 готовой транспортной накладной вообще не существовало. Ее пришлось автоматически формировать из данных двух самописных документов.

У клиента №3 исходной системой была старая необновляемая УТ 11.4, а буфер взял на себя функции, которых в рабочей базе не было.

Общее у этих проектов одно: мы не заставляли клиента менять основную учетную систему ради одного нового процесса.

Сотрудники продолжили работать в привычных базах, а новую УТ 11 мы встроили в существующую схему.

А можно ли сегодня настроить ЭПД прямо в УТ 10.3?

Уточним.

Наши проекты описывают конкретные базы и ситуацию на момент выполнения работ.

В актуальных релизах УТ 10.3 компания 1С уже добавила отдельную подсистему «Обмен с ГИС ЭПД», включая механизмы создания, подписания, отправки, загрузки и хранения ЭПД. В частности, реализована работа с ЭТрН.

Поэтому нельзя сказать, что любой компании на УТ 10.3 обязательно нужен Буфер УТ 11.

Сначала нужно смотреть конкретную базу: ее релиз, количество доработок, возможность обновления, с каким оператором ЭДО работает, схему перевозок и задачи по маркировке.

В наших проектах Буфер УТ 11 оказался оптимальным вариантом, потому что решал сразу несколько задач и позволял не вмешиваться в основную систему клиента.

Другой вариант: настроить ЭПД непосредственно в УТ 11

Если у клиента актуальная УТ 11 и нет ограничений старой базы, все значительно проще.

Типовая конфигурация уже умеет работать с электронными перевозочными документами.

Мы настраивали для клиентов обмен ЭПД с нужными контрагентами, включали необходимые виды документов и показывали сотрудникам весь процесс работы.

ЭТрН можно создать отдельно либо сформировать на основании «Реализации товаров и услуг». Во втором случае часть информации программа заполнит автоматически. Такой сценарий предусмотрен самой 1С.

Дальше сотрудник проверяет грузоотправителя, грузополучателя, сведения о грузе, перевозчике и другие данные, после чего подписывает и отправляет документ.

Для входящих документов используется привычное рабочее место «Текущие дела ЭДО».

Именно такой сценарий мы подробно описывали в инструкции для одного из клиентов.

Подключение Контур.Логистики к 1С

Еще один клиент уже работал с Контур.EDI.

Когда потребовалась работа с электронными перевозочными документами, мы сначала сделали резервную копию базы, обновили установленный модуль Контур.EDI, а затем установили Контур.Логистику.

После установки создали профиль, настроили группы доступа и выдали права сотрудникам, которые должны работать с перевозочными документами.

Для отдельных пользователей предоставили административные права.

Сотрудники могли авторизоваться с помощью электронной подписи и работать с перевозочными документами из 1С.

Сейчас сам Контур указывает, что его модуль может интегрироваться не только с современными типовыми конфигурациями, но и со старыми или сильно доработанными решениями, включая УТ 10.3.

То есть способ подключения опять же зависит от конкретной ситуации.

Когда выгоднее использовать решение самого перевозчика

Был и другой случай.

Один из клиентов практически все грузы отправлял через «Деловые Линии».

Вместо отдельного процесса работы с ЭПД ему было удобнее использовать модуль самого перевозчика.

Мы обновили УТ 11.5 и платформу, установили модуль, настроили права пользователей и вывели необходимые команды в интерфейс.

После этого подготовили короткую инструкцию для сотрудников.

Обучение непосредственно работе с сервисом уже проводила транспортная компания.

Это еще один пример того, почему мы сначала разбираемся, как в компании фактически организована логистика, а уже потом предлагаем техническое решение.

Если 99% грузов передаются одному перевозчику, отдельная универсальная схема может просто оказаться клиенту не нужна.

Иногда клиенту вообще не нужно создавать ЭТрН

Еще одна распространенная ситуация — компания в основном получает товары.

ЭТрН уже создает другая сторона, а задача клиента — принять входящий документ и подписать свой этап после фактической приемки груза.

В этом случае нет смысла обучать сотрудников всему функционалу ЭПД.

Мы показываем только их реальный процесс: где найти входящий документ, что проверить, какие данные заполнить при приемке, где указать замечания и как подписать документ.

В подготовленных нами инструкциях такой процесс отдельно описан через «Текущие дела ЭДО».

Это намного понятнее пользователю, чем универсальная инструкция на десятки страниц, половина которой ему никогда не понадобится.

Что в итоге мы делали по проектам ЭПД и транспортных документов

В зависимости от ситуации работы включали:

• анализ текущей схемы перевозок и роли компании;
• проверку существующей базы 1С и возможности ее обновления;
• установку отдельной УТ 11 в качестве буфера;
• разработку обмена между УТ 10.3, старой УТ 11.4 и новой УТ 11;
• передачу реализаций, транспортных накладных и связанных документов;
• создание виртуальных документов отгрузки для корректной работы механизмов УТ 11;
• автоматическое формирование транспортной накладной из нескольких самописных документов;
• настройку штатного обмена ЭПД в УТ 11;
• установку Контур.Логистики и других внешних модулей;
• настройку электронной подписи и прав пользователей;
• настройку обмена с контрагентами;
• проверку входящих и исходящих перевозочных документов;
• подготовку инструкций для сотрудников под конкретный процесс клиента.

Результат

Основной вывод из всех этих проектов довольно простой.

Задача «настроить ЭПД в 1С» может означать совершенно разные работы.

В одной компании достаточно включить штатный функционал УТ 11.

В другой нужно подключить модуль оператора.

В третьей сотрудники продолжают работать в УТ 10.3, а для ЭДО, маркировки и перевозочных документов рядом работает Буфер УТ 11.

А иногда транспортную накладную вообще приходится собирать автоматически из двух самописных документов, которые изначально никак с ней не связаны.

Поэтому мы не начинаем работу с установки очередного модуля.

Сначала разбираемся, какая 1С используется сейчас, можно ли ее обновлять, кто участвует в перевозке, какие документы уже создаются в программе и что именно сотрудники должны отправлять или получать. А после этого уже строим схему, которая позволяет выполнить новую задачу, но при этом по возможности не ломает существующий учет и не заставляет сотрудников работать сразу в нескольких системах вручную.